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¿Por qué es importante contar con un jefe de tráfico bien preparado?

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Si tienes un trabajo dentro de la cadena de suministros, muy probablemente sepas que la función del jefe de tráfico es vital para la empresa. Pero, ¿realmente sabes por qué su participación es tan relevante? 

Es el responsable de controlar todos los recursos empleados en la gestión de vehículos propios y de terceros, dirigir a los conductores, clientes, cargas y servicios, con base en las leyes y normas que rigen el sector de Transporte y Logística. 

Por esa misma razón es que requiere trabajar en conjunto con un equipo de profesionales y con las herramientas tecnológicas fundamentales, que le permitan simplificar y agilizar su gestión, puesto que además de coordinar múltiples actividades operativas, también debe velar por la optimización de los recursos y la eficiencia de cada proceso para entregar servicios de calidad al cliente final. 

¿Qué hace el jefe de tráfico?

Las funciones del jefe de tráfico se centran principalmente en la planificación y control de operadores y unidades de transporte, sin embargo, es importante hacer una revisión más profunda de todo lo que esto conlleva.

Su responsabilidad también abarca el mantenimiento adecuado de los vehículos y resolver todas aquellas situaciones imprevistas que surjan. Gracias a la integración de tecnologías como los GPS, terminales móviles, tacógrafos digitales, es capaz de coordinar de forma más eficaz a la flota y los recursos humanos que la manejan.

No obstante, a continuación, haremos una exploración sobre las tareas que lleva a cabo y cuya ejecución hacen posible el correcto funcionamiento de la cadena de suministro.

Planificación de actividades y distribución de vehículos

El jefe de tráfico debe ser altamente organizado para calendarizar la distribución de las cargas de los clientes, designar los vehículos y los conductores correspondientes, tomando en cuenta: tipo de carga, fechas y lugar de recogida y entrega, condiciones del viaje y condiciones de conservación de la mercancía, horarios a cumplir, recorrido y cumplimiento de las condiciones legales de conducción por cada uno de los territorios por donde se circula y sus restricciones, etc.

Debido a la constante movilidad de este departamento, es necesario incorporar herramientas de gestión que ayuden a consultar y asignar en tiempo real los recursos disponibles, así como verificar el estado de los vehículos, con el objetivo de evitar penalizaciones, retrasos y quejas de los clientes que esperan su mercancía. 

Contacto con proveedores internacionales

Una parte importante de cualquier empresa de autotransporte son las relaciones internacionales que se crean a partir de los intercambios comerciales con los clientes. Es al jefe de tráfico a quien corresponde nutrir dichas relaciones para fortalecerlas y mejorar sus servicios, creando lazos que perduren por mucho tiempo y brinden más rentabilidad a la empresa. 

Concreta los procesos de abastecimiento

De igual forma, otra función del jefe de tráfico es hacer llegar a los clientes, que pueden ser grandes corporaciones, empresarios o clientes independientes, los productos e insumos que más necesitan, en el momento que lo requieren; incluso en momentos críticos como durante la contingencia por el COVID-19.  

En la época de pandemia se comprobó que sin este cargo, muchos procesos y el abastecimiento de productos esenciales para la población no podían realizarse. Es decir, que es el departamento más importante detrás del buen funcionamiento de la cadena de suministro, ya que puedes tener la mejor flotilla y los mejores planes, pero sin una dirección eficaz, muchas empresas dejarían de operar y hasta podrían quebrar.

Gestión y control de la flota durante los viajes

Como mencionamos al principio, el jefe de tráfico se encarga de la gestión de flotas y debe registrar el plan de viaje de cada uno de los servicios, así como el tipo de carga y  condiciones de conservación o seguridad. 

Desde tráfico se debe conocer permanentemente la situación de los vehículos (GPS) y de sus conductores (APP), detectar posibles desvíos respecto al plan de viaje diseñado, y gestionar alarmas e incidencias como accidentes, robos, roturas de la cadena de frío, etc.

Coordinación de rutas de viaje

El departamento de tráfico supervisa la disponibilidad de la flotilla, la viabilidad del viaje, dispone a un operador para cada unidad de transporte y, en general, se encarga de toda la preparación y ejecución del tráfico en la empresa. Sin él, las entregas estarían desorganizadas, el servicio a cliente se vendría abajo y no habría quien verifique las rutas antes de cada viaje.

Cuando cuentas con un sistema de gestión, éste se ocupa de rastrear y almacenar de forma indeleble y permanente todas las incidencias ocurridas durante los viajes: paradas y descansos, velocidades, consumos, monitorizar elementos de seguridad y parámetros técnicos del vehículo, analizar la conducción del transportista, gestión de los tiempos de conducción, gestión de la documentación del viaje, etc.

Proceso de entrega eficiente

Finalmente, podría sobrar decirlo, pero el objetivo principal de cualquier jefe de tráfico es entregar las cargas de la manera más eficiente y profesional posible al consumidor final. 

En este momento, el cliente será quien evalúe la calidad del servicio y defina si las condiciones de entrega, la puntualidad y la atención fueron idóneas de acuerdo a sus expectativas o a la promesa de tu empresa. 

Si este contacto con el cliente no es positivo, puede causar rupturas en las relaciones, desconfianza, rechazo y una mala reputación para tu organización. 

Recopilación y almacenamiento de datos

Pensaríamos que al hacer la entrega finaliza el proceso, no obstante, no sucede así. El jefe de tráfico y su equipo de trabajo, también deben recolectar toda la información del viaje para realizar la liquidación y enviarla a facturación, así como los gastos de consumo de combustible, costos de viaje, gastos del conductor y horas laboradas, alertas de mantenimiento del vehículo, etc.

Además, tiene que generar reportes de actividades para presentar a los directivos y analizar los datos con el objetivo de optimizar recursos (capital, vehículos y conductores) y maximizar el beneficio empresarial.

Ahora ya conoces más a fondo la importancia del jefe de tráfico para conectar las piezas de la cadena de suministro, ¿te interesa capacitar a tu personal para ejecutar de forma más eficiente todas las funciones que lleva a cabo? Ponte en contacto con nosotros para recibir información sobre nuestros programas.

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